Anda tidak
bisa menunda-nunda melakukan kebaikan, karena anda tidak akan pernah tahu jika
anda terlambat melakukannya.
-Ralph
Waldo Emerson-
Bertanggung
jawab dalam menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang sempurna sesuai dengan yang
diharapkan dari Anda. Tetapi, terkadang ada saat ketika Anda merasa kewalahan
untuk mengatur waktu kerja Anda. Berikut adalah tips praktis manajemen yang
bisa Anda terapkan agar di masa yang akan datang, Anda bisa bekerja dengan
lebih efektif dan produktif.
1.
A. Catat aktifitas Anda.
Buat jurnal yang mencatat setiap
aktifitas Anda dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Buat sedetail
mungkin dan jujur. Jika Anda menghabiskan 10 menit untuk membaca email pribadi
Anda atau lebih dari? jam untuk ´ngobrol´ di telepon, maka tulislah. Buat
jurnal aktifitas setiap hari paling tidak selama satu minggu.
B. Analisa aktifitas Anda.
Tujuan dari kegiatan ini adalah
untuk memilah aktifitas yang memang menjadi tugas Anda dan seharusnya tidak
Anda lakukan. Analisa prioritas untuk tiap aktifitas Anda; aktifitas mana yang
bisa didelegasikan, aktifitas yang memakan waktu lama, aktifitas yang tidak
produktif dan lain sebagainya.
C. Lihat kembali job description Anda.
Apakah aktifitas kerja Anda
sehari-hari sesuai dengan job description yang tertera di kontrak kerja?
Apabila ternyata pekerjaan Anda selama ini telah melenceng jauh dari deskripsi
kerja Anda, maka segeralah diskusikan hal ini kepada atasan Anda. Jangan lupa
membawa jurnal kerja Anda dan deskripsi kerja Anda sebagai perbandingan.
Memahami tugas dan tanggung jawab Anda sebagai seorang professional adalah
dasar untuk mengelola waktu Anda dengan efektif.
Tuliskan target pencapaian Anda untuk perhari, perminggu, perbulan atau bahkan pertahun. Daftar target dalam bentuk tertulis membantu Anda untuk menyusun rencana dan strategi yang harus Anda jalankan untuk meraihnya. Selain itu, daftar ini akan jadi pemacu dan pengingat tentang target Anda.
Mengurangi atau bahkan menghilangkan aktifitas yang tidak
dalam top priority. Dengan jurnal yang dengan detail memuat jenis aktifitas,
prioritas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, singkirkan
aktifitas yang tidak perlu dikerjakan di kantor. Dengan demikian Anda mempunyai
waktu lebih untuk mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan deskripsi kerja
Anda.
Buat daftar pekerjaan yang harus Anda kerjakan setiap hari. Memang terlihat sederhana, namun daftar ini membantu Anda untuk disiplin mengerjakan pekerjaan Anda tiap hari. Akan selalu ada hambatan dalam menjalankan sterategi manajeman waktu seperti ini. Terkadang Anda melewatkan tenggat, atau tidak mendapatkan dukungan dari rekan sekerja, namun ingatlah bahwa Anda bertanggung jawab atas hasil kerja Anda. Seiring berjalannya waktu, jika Anda konsisten dengan rencana kerja Anda dan strategi ini, pada akhirnya Anda akan terbiasa dan mahir mengelola waktu kerja Anda, sehingga tidak pernah lagi ada keluhan terlalu banyak pekerjaan tapi terlalu sedikit waktu.
Setiap
orang memiliki waktu 24 jam dalam sehari. Yang membedakan antara yang sukses
dan yang gagal adalah cara mereka memanfaatkan waktu. So hitunglah dan
gunakanlah waktu Anda dengan maksimal.[1]
Pengengaruh Besar
Bagaimana cara memanfaatkan waktu semaksimal mungkin?
Misalnya kita punya waktu dua jam dan ada tiga pilihan kegiatan. Kegiatan mana
yang harus kita lakukan? Ya, bagi saya sekarang mudah untuk menjawab pertanyaan
ini. Saya akan memilih kegiatan yang memberikan dampak terbesar. Dampak
terbesar di sini berarti kegiatan yang akan memberikan hasil sebanyak mungkin
untuk waktu yang diberikan.
Saat ini saya belajar untuk menggunakan prinsip ini dalam
segala hal. Dalam hal membaca buku misalnya. Di antara begitu banyak pilihan
buku, buku mana yang akan saya baca? Mudah saja; saya akan memilih buku yang
memberikan dampak terbesar!
Meskipun buku-buku lain tampak menarik, tapi saya belajar
untuk memilih buku berdasarkan dampaknya. Dengan begitu saya bisa yakin waktu
saya untuk membaca buku benar-benar dimanfaatkan dengan maksimal.
Begitu juga halnya dengan membaca artikel. Ada begitu
banyak pilihan artikel dengan judul-judul yang menarik. Tapi sekali lagi, saya
belajar untuk memilih hanya artikel yang memberikan dampak terbesar.
Kalau dipikir-pikir, prinsip ini sangat cocok dengan
prinsip Pareto. Prinsip Pareto mengatakan bahwa 20% kegiatan memberikan 80%
hasil, sementara 80% kegiatan sisanya hanya memberikan 20% hasil. Nah, dengan
memilih kegiatan berdasarkan dampaknya berarti kita memilih untuk melakukan hanya
20% kegiatan yang memberikan 80% hasil ! Sangat maksimal bukan?
Tentu saja dari sini masih bisa muncul pertanyaan lain:
bagaimana cara kita mengukur dampak dari suatu kegiatan ? Nah, di sinilah letak
permasalahannya. Dampak yang saya maksud di sini bukan hanya diukur terhadap
studi atau pekerjaan kita, tapi terhadap kehidupan kita secara menyeluruh. Berapa banyak orang yang pekerjaannya
berhasil tapi keluarganya justru berantakan? Mungkin kegiatan yang dipilihnya
memberikan banyak hasil untuk pekerjaannya, tapi keluarganya malah jadi
terlantar.
Bukan ini dampak yang saya maksud. Sekali lagi, dampak yang
saya maksud di sini harus diukur terhadap kehidupan kita secara menyeluruh.
Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk memiliki tujuan dan nilai-nilai
hidup yang jelas.
Jika anda ingin
memanfaatkan waktu anda sebaik mungkin, anda harus mengetahui hal-hal yang
menjadi prioritas anda dan melakukan hal yang terbaik untuk mencapainya.
Lee
Iacocca
0 komentar:
Posting Komentar